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CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO E INFORMATIVA SULLA PRIVACY — SOFTWARE GESTIONALE «SIMPLYFLOW»

Versione 2.1 — documento da leggere e accettare obbligatoriamente prima di iniziare a utilizzare il software SimplyFlow. Il presente Contratto è intestato al Cliente identificato in fase di accettazione, i cui dati (denominazione, utente, e-mail, data, ora, indirizzo IP e impronta del testo) sono riportati nel riquadro di sottoscrizione e archiviati dal Fornitore quale prova della stipula.

Premesse

Il presente contratto (di seguito il «Contratto») ha ad oggetto esclusivamente l'utilizzo del software gestionale denominato «SimplyFlow» ed è stipulato tra eNerds S.r.l., con sede legale in Via Enrico Toti 48, 63074 San Benedetto del Tronto (AP), P.IVA/C.F. 02407690441, iscritta al Registro delle Imprese di Ascoli Piceno al n. REA 261885, PEC amministrazione@pec.enerds.it (di seguito il «Fornitore»), titolare e gestore della piattaforma SimplyFlow, e il soggetto — persona fisica o giuridica — che accede al servizio e ne sottoscrive le presenti condizioni (di seguito il «Cliente»).

Il Contratto disciplina unicamente la fornitura del software SimplyFlow e dei relativi servizi accessori; non riguarda alcun altro servizio, fornitura o prestazione del Fornitore. Le premesse e gli eventuali allegati ne costituiscono parte integrante e sostanziale.

1. Definizioni

• Piattaforma / SimplyFlow: l'applicativo gestionale erogato in modalità Software-as-a-Service (SaaS), accessibile via rete, comprensivo di moduli, API, aggiornamenti e documentazione.
• Servizio: la messa a disposizione della Piattaforma e dei servizi accessori.
• Account: le credenziali e l'area riservata assegnate al Cliente.
• Dati del Cliente: i dati, anche personali, immessi o generati dal Cliente tramite la Piattaforma.
• Dati Personali, Trattamento, Titolare, Responsabile, Interessato: hanno il significato di cui all'art. 4 del Reg. UE 2016/679 («GDPR»).

2. Oggetto

Il Fornitore concede al Cliente, per la durata del Contratto, una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile e non sublicenziabile della Piattaforma SimplyFlow, nei limiti dei moduli e del numero di utenze attivati. La licenza ha ad oggetto il solo diritto d'uso: nessun diritto di proprietà sul software è trasferito al Cliente.

3. Conclusione del Contratto e valore probatorio dell'accettazione

Il Contratto si conclude nel momento in cui il Cliente, tramite l'apposita casella di spunta e il pulsante di conferma, manifesta l'accettazione espressa delle presenti condizioni (art. 1326 c.c.). L'accettazione è registrata con data, ora, indirizzo IP, identità dell'utente accettante e impronta informatica (hash) del testo accettato. Le Parti riconoscono a tale registrazione, ai sensi dell'art. 20 del D.Lgs. 82/2005 (CAD) e dell'art. 2702 c.c., piena efficacia probatoria della provenienza e del contenuto della dichiarazione, liberamente valutabile in giudizio. In assenza di accettazione l'accesso al Servizio è tecnicamente inibito.

4. Poteri e dichiarazioni del soggetto accettante

Chi effettua l'accettazione dichiara e garantisce di agire in nome e per conto del Cliente e di averne i pieni poteri di rappresentanza; in difetto, risponde personalmente delle obbligazioni assunte. Il Cliente dichiara che i dati identificativi forniti sono veri, esatti e aggiornati.

5. Durata, rinnovo e recesso

Il Contratto ha la durata indicata nell'offerta/licenza attivata e si intende rinnovato per pari periodo salvo disdetta da comunicarsi via PEC almeno 30 (trenta) giorni prima della scadenza. Il Cliente consumatore conserva il diritto di recesso ove e nei termini previsti dal D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo).

6. Corrispettivi

I corrispettivi sono quelli del listino o dell'offerta accettata, oltre IVA. Il mancato pagamento alle scadenze legittima, previa diffida, la sospensione del Servizio e l'applicazione degli interessi di mora ex D.Lgs. 231/2002.

7. Obblighi del Cliente

• Utilizzare la Piattaforma in conformità a legge, al Contratto e alle istruzioni del Fornitore;
• Custodire le credenziali e rispondere delle attività svolte tramite il proprio Account;
• Garantire la liceità, esattezza e legittima provenienza dei Dati del Cliente immessi;
• Non effettuare reverse engineering, decompilazione, copia, rivendita o uso non autorizzato della Piattaforma;
• Manlevare e tenere indenne il Fornitore da pretese di terzi derivanti da un uso illecito o difforme.

8. Servizio, manutenzione e livelli di servizio

Il Fornitore eroga il Servizio con la diligenza professionale ex art. 1176, co. 2, c.c., adoperandosi per un'elevata disponibilità. Sono ammesse finestre di manutenzione programmata e interventi urgenti di sicurezza. Il Servizio è fornito in modalità SaaS e può essere oggetto di aggiornamenti evolutivi e migliorativi senza oneri aggiuntivi.

9. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva del Fornitore è limitata ai corrispettivi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l'evento. Sono esclusi i danni indiretti, il mancato guadagno e la perdita di dati non imputabili a dolo o colpa grave del Fornitore. Nessuna limitazione opera in caso di dolo o colpa grave o per le ipotesi inderogabili di legge.

10. Proprietà intellettuale

Tutti i diritti sulla Piattaforma, sul codice, sui marchi, sul design e sulla documentazione restano di titolarità esclusiva del Fornitore. I Dati del Cliente restano di titolarità del Cliente.

11. Riservatezza

Le Parti mantengono riservate le informazioni acquisite in esecuzione del Contratto, per tutta la durata dello stesso e per i 5 anni successivi alla cessazione.

12. Backup, conservazione e restituzione dei dati

Il Fornitore adotta procedure di backup periodico. Il Cliente è comunque tenuto a esportare e conservare copie dei propri dati rilevanti. Alla cessazione del Contratto i Dati del Cliente sono resi disponibili per l'esportazione per 30 giorni, decorsi i quali potranno essere cancellati.

13. Sospensione e clausola risolutiva espressa

Il Fornitore può sospendere il Servizio per morosità, uso illecito o rischi di sicurezza. Il Contratto si risolve di diritto ex art. 1456 c.c. in caso di violazione degli artt. 7 (obblighi del Cliente), 10 (proprietà intellettuale) e 14 (protezione dei dati).

14. Trattamento dei dati personali — Informativa ex artt. 13-14 GDPR e nomina ex art. 28 GDPR

Titolare del trattamento: il Cliente, per i Dati Personali immessi nella Piattaforma. Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR: il Fornitore, che tratta tali dati esclusivamente su istruzione documentata del Cliente, per il tempo e nei limiti necessari all'erogazione del Servizio, con personale autorizzato e vincolato a riservatezza, e che cancella o restituisce i dati al termine del rapporto.

Per i dati di registrazione e di account, Titolare è il Fornitore (sede di cui in premessa). Finalità: erogazione del Servizio, adempimenti contrattuali, fiscali e di legge, sicurezza informatica. Basi giuridiche: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR), obbligo legale (art. 6.1.c), legittimo interesse alla sicurezza (art. 6.1.f). Conservazione: per la durata del rapporto e nei termini di legge fiscali (10 anni) e di prescrizione. Destinatari: sub-responsabili tecnici (hosting, posta, infrastruttura) nominati ex art. 28.4 GDPR, entro lo Spazio Economico Europeo o con garanzie adeguate ex artt. 44 ss. GDPR. Diritti dell'Interessato (artt. 15-22 GDPR): accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione; reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). Sono adottate misure di sicurezza adeguate ex art. 32 GDPR. Il Fornitore assiste il Cliente per le richieste degli Interessati e notifica senza ingiustificato ritardo eventuali violazioni di dati (art. 33 GDPR).

14.bis Trattamento dei dati e utilizzo dei servizi di intelligenza artificiale

I dati e le informazioni trasmessi dal Cliente nell'ambito del Servizio sono trattati esclusivamente per consentire l'erogazione delle funzionalità richieste e per le finalità strettamente connesse all'esecuzione del Contratto.

I dati del Cliente inviati tramite le API dei fornitori di intelligenza artificiale utilizzati per il Servizio non saranno utilizzati per finalità di addestramento, riaddestramento o miglioramento dei modelli del provider, salvo diverso accordo scritto tra le parti o diversa previsione espressa del provider impiegato. La conservazione dei dati è limitata al tempo strettamente necessario alla gestione della richiesta, nei limiti previsti dalle policy ufficiali dei provider e dagli obblighi di legge, sicurezza o conformità normativa applicabili.

Il Fornitore si impegna a utilizzare, ove disponibili, configurazioni e servizi coerenti con i principi di minimizzazione dei dati e di limitazione della conservazione, in conformità alle policy ufficiali dei provider impiegati, tra cui:

• OpenAI — i dati inviati tramite le API non sono utilizzati per addestrare i modelli (politica in vigore dal 1° marzo 2023; eventuale conservazione fino a 30 giorni per esigenze di servizio e sicurezza): openai.com/enterprise-privacy.
• Anthropic (Claude) — gli input e gli output trasmessi tramite API non sono utilizzati per l'addestramento dei modelli senza esplicito consenso e sono cancellati nei termini di conservazione previsti: privacy.claude.com.
• Perplexity (Sonar API) — politica di Zero Data Retention: i dati trasmessi tramite API non sono conservati né utilizzati per l'addestramento dei modelli: docs.perplexity.ai.
• OpenRouter — per impostazione predefinita i prompt e le risposte non vengono registrati né utilizzati per l'addestramento; si applicano le policy per singolo provider e, ove attiva, l'opzione Zero Data Retention: openrouter.ai/docs/guides/privacy.

15. Forza maggiore

Nessuna delle Parti è responsabile per inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore o eventi non imputabili (a titolo esemplificativo: guasti di rete di terzi, attacchi informatici massivi, provvedimenti dell'autorità, eventi naturali).

16. Divieto di cessione

Il Cliente non può cedere il Contratto né i diritti da esso derivanti senza il preventivo consenso scritto del Fornitore.

17. Modifiche delle condizioni

Il Fornitore può aggiornare le presenti condizioni per esigenze normative, tecniche o di servizio. Le modifiche sostanziali sono comunicate e richiedono una nuova accettazione tramite il medesimo meccanismo di sottoscrizione.

18. Legge applicabile e foro competente

Il Contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Ascoli Piceno, salvo il foro inderogabile del consumatore ove applicabile.

19. Intero accordo, tolleranza e clausola di salvaguardia

Il presente Contratto e i suoi allegati costituiscono l'intero accordo tra le Parti in ordine al software SimplyFlow e prevalgono su intese precedenti. L'eventuale tolleranza di inadempimenti non costituisce rinuncia. La nullità o inefficacia di una clausola non travolge le restanti, che restano valide ed efficaci.

20. Clausole vessatorie — approvazione specifica (artt. 1341 e 1342 c.c.)

Il Cliente, spuntando la casella di accettazione, dichiara di aver letto e di approvare specificamente, anche ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., le seguenti clausole: art. 4 (dichiarazioni e responsabilità del soggetto accettante), art. 5 (durata, rinnovo tacito e disdetta), art. 6 (sospensione per morosità e interessi di mora), art. 9 (limitazione di responsabilità), art. 12 (cancellazione dati alla cessazione), art. 13 (sospensione e clausola risolutiva espressa), art. 16 (divieto di cessione), art. 17 (modifiche unilaterali delle condizioni), art. 18 (foro competente esclusivo).

21. Accettazione espressa

Spuntando la casella e confermando, il Cliente dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente il presente Contratto e l'informativa sulla privacy, e di approvare specificamente le clausole di cui all'art. 20. La sottoscrizione viene archiviata dal Fornitore e trasmessa per conoscenza all'indirizzo contratti@enerds.it.